Yritykset kehittävät olemassa olevaa ja luovat uutta liiketoimintaa. Kehitystyötä aloittaessa on hyvä ottaa selvää, onko toimenpiteen tekeminen järkevää omien resurssien avulla vai ostetaanko se ulkopuoliselta asiantuntijalta. Oikeilla valinnoilla säästää usein aikaa ja rahaa sekä saa paremman lopputuloksen. Kannattaa arvioida kuinka paljon muutos tuo lisäarvoa liiketoimintaan itse tehtynä ja kuinka paljon ostettuna.
Milloin tehdä itse?
Yrityksen koko vaikuttaa tietenkin päätökseen. Isommat yritykset voivat palkata omia resursseja moniin liiketoimintaa tukeviin toimintoihin. Pienemmillä yrityksillä tämä ei aina ole mahdollista. Pääsääntöisesti mitä kauempana tarvittava ratkaisu on omasta ydinliiketoiminnasta, sitä järkevämpää se on ostaa yrityksen ulkopuolelta. Jos pieni yritys tarjoaa asiakkailleen ohjelmistoratkaisuja, on usein tehokkaampaa hankkia oma kirjanpito ostopalveluna.
Oletko aivan varma, että se mitä olet tilaamassa, on se mitä tarvitset eniten liiketoiminnassasi juuri nyt?
Onko omassa yrityksessä osaamista palvelun ostamiseen?
Jos palvelu päädytään ostamaan toiselta yritykseltä, kannattaa ottaa selvää onko omassa yrityksessä osaamista palvelun ostamiseen. Monessa tapauksessa liian vähillä ja epämääräisillä tiedoilla tehtyyn tarjouspyyntöön tulee huomattavasti kalliimpi tarjous, kuin jos tarjouspyyntö olisi osattu tehdä hyvin. Varsinkin asiakkaalle räätälöityä tuotetta tai palvelua ostaessa ammattimainen ja tarkka tarjouspyyntö sekä vaatimusmäärittely helpottaa palvelun tarjoajaa suunnittelemaan ja sitä kautta hinnoittelemaan toteutus tarkemmin. Tämä tarkoittaa yleensä alempaa hintaa, koska siihen ei tule epävarmuustekijöiden tuomaa korotusta.
Tarjouspyyntöjen ammattimainen tekeminen auttaa myös tarjousten vertailussa. On hyvä määritellä tarjouspyyntöön selkeästi mitä ollaan ostamassa ja kuinka tarjoukseen tulee vastata. Samalla kannattaa päättää kuinka tarjoukset pisteytetään. Tämä helpottaa ja nopeuttaa tarjousten käsittelyä ja niiden vertailua.
Ole mukana myös toimitusvaiheessa
Palvelun toimitusprojektin aikana ostajalla on myös tärkeitä vastuita, jotka vaikuttavat lopputulokseen. Jo alkuvaiheessa, kannattaa yrityksessä sisäisesti ottaa projektiin mukaan henkilöitä, jotka tulevat näiden muutosten kanssa toimimaan. Jos palvelu tilataan ja otetaan käyttöön, kenenkään sitä aiemmin näkemättä, on vaarana vastustus kyseistä muutosta kohtaa eikä se välttämättä sovellu itse toimintaan kovinkaan hyvin.
Kysy apua
Monet asiat vaikuttavat hankintojen onnistumiseen eikä niitä kannata kiireessä sivuuttaa. On olemassa yrityksiä ja yksittäisiä konsultteja, mitkä auttavat asiakkaitaan heidän hankinnoissaan. He auttavat myös sopivien yritysten etsimisessä sekä tarjousten pisteytyksessä ja tarjoajan valinnassa. Riippuen hankinnan suuruudesta, voidaan käytetyn avun hinta säästää hankinnan kustannuksissa osittain tai jopa kokonaan.